Directie- en Bestuurssecretaresse

Als Directiesecretaresse ben jij een belangrijke spil binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat de directie of het management zich kan richten op de inhoud, terwijl jij ervoor zorgt dat alles daaromheen soepel verloopt.

Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en denkt voortdurend een stap vooruit.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda's van directie, management en/of bestuur.
• Het plannen en organiseren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Het voorbereiden van vergaderingen en het verzamelen en verwerken van vergaderstukken.
• Het notuleren van vergaderingen en bewaken van actiepunten en deadlines.
• Het verzorgen van correspondentie en administratieve ondersteuning.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Het voorbereiden en organiseren van bestuurlijke en interne bijeenkomsten.
• Het bewaken van afspraken en zorgen dat acties tijdig worden opgevolgd.
• Het zorgvuldig verwerken van vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie.
• Het signaleren van knelpunten en zelfstandig zoeken naar passende oplossingen.

Je bent daarbij niet alleen uitvoerend bezig. Je denkt mee, ziet wat er moet gebeuren en neemt zelfstandig initiatief.

Dankzij jouw ervaring binnen een gemeente begrijp je dat een agenda soms onverwacht verandert, dat bestuurlijke prioriteiten kunnen verschuiven en dat een goede voorbereiding essentieel is.

ij bent georganiseerd, proactief en stressbestendig. Je bent iemand die vooruitdenkt, snel kan schakelen en altijd het overzicht bewaart. Ook wanneer de dynamiek binnen een gemeentelijke organisatie toeneemt, blijf jij rustig en professioneel.

Gemeentelijke ervaring is voor deze functie belangrijk. Je kent de werkwijze en cultuur van een gemeente en begrijpt de bestuurlijke verhoudingen. Je weet hoe je moet schakelen tussen directie, management, bestuur, medewerkers en externe contacten.

Daarnaast:

• Heb je een afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bijvoorbeeld richting directiesecretaresse, managementassistent of een vergelijkbare opleiding.
• Heb je meerdere jaren relevante ervaring als directiesecretaresse, bestuurssecretaresse of managementassistent.
• Heb je aantoonbare werkervaring binnen een gemeente of gemeentelijke organisatie.
• Heb je ervaring met het ondersteunen van directie, management en/of bestuur.
• Beschik je over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Ben je digitaal vaardig en kun je goed overweg met Microsoft Office.
• Heb je bestuurlijke sensitiviteit en weet je zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Ben je nauwkeurig, zelfstandig en servicegericht.
• Kun je goed prioriteiten stellen en snel schakelen wanneer omstandigheden veranderen.
• Ben je flexibel en vind je het interessant om verschillende gemeentelijke organisaties te leren kennen.